¿Se utilizan correctamente los sistemas de gestión de candidatos?

Utilizar sistemas que automatizan el proceso de solicitudes de empleo se está volviendo cada vez más común. Los llamados» Applicant Tracking Systems», son utilizados por compañías cuyos gestores de talento perciben que se emplean demasiadas horas hombre en un proceso que puede automatizarse, permitiéndoles enfocarse en la parte de su gestión que realmente genera valor.

Desde el punto de vista del humano, hay cómo en todo, dos posiciones, la del departamento de Gestión del Talento (Recursos Humanos) y la del candidato (a la que llamaremos la del Usuario). A este análisis le añadimos un punto de vista adicional y decisivo (el del arquitecto diseñador de la aplicación, que labora en la empresa que desarrolló la solución). Al ver el proceso desde todos los posibles ángulos, nos haremos una idea de lo que funciona y lo que, a lo mejor, no está funcionando correctamente en la gestión.

Motivaciones para implementar un ATS

Al momento que la empresa decide utilizar un ATS, lo hace motivada por sus intereses básicos, los que giran en torno a tiempo, eficiencia (cumplir con el objetivo) y eficacia (descartar a los candidatos no cualificados), actualización de procesos, liberar carga de trabajo, contar con los mejores candidatos posibles (utilizando para ello los filtros) y darles respuesta a los solicitantes de forma automatizada.

Es común, que estos sistemas generen notificaciones automáticas de respuesta (la que usualmente es de rechazo) a los candidatos. Y esto es así, porque la lógica nos indica que, al haber una sola vacante y cientos de aplicantes, serán muy pocos los que logren pasar el primer filtro y únicamente una persona encajará de forma adecuada. El pequeño inconveniente de las notificaciones automáticas es que precisamente son “muy automatizadas en el tono, la redacción y la comunicación” y está dirigida al usuario más importante con el que cuentan los cazadores de talentos.

Enfocándonos en “User experience” (UX), cada vez que llega un mensaje frío y robótico nos alejamos más de lograr una experiencia memorable. Algo totalmente contradictorio a lo que se busca y por lo que tanto abogan las compañías que desarrollan aplicaciones centradas en el usuario.

Definiendo Applicant Tracking System

Un sistema de seguimiento de solicitantes (ATS) es una parte de un programa utilizado por las empresas para ayudar en la gestión del talento o de los recursos humanos, la contratación y a las necesidades previas a la contratación. Cada sistema ofrece un paquete diferente de características, los sistemas de seguimiento de solicitantes se utilizan principalmente para ayudar a las empresas contratantes a organizar y procesar un gran número de solicitudes.

Entre otras características, los ATS ofrecen herramientas de estilo CRM para ayudar a agilizar los procesos de contratación, la comunicación con los solicitantes, la distribución de ofertas de trabajo y facilitar la labor de búsqueda y selección.

La creación y adaptación del ATS

Al crear una aplicación o adaptarla a las necesidades de la empresa y el mercado al que se dirigen, es necesario mirar con detenimiento el ecosistema, al usuario y la usabilidad del producto. Ir más allá de lo que cree saber el contratante del servicio. Más importante aún, es que se involucren en el proceso personas que puedan “estar del lado del usuario”, aquí los diseñadores de experiencia son fundamentales, sencillamente porque el comprador (léase departamento de RH) colocará al final de su lista al candidato, porque simplemente estará pensando en agilizar su proceso, maximizar la inversión y lograr sus objetivos. Usualmente, sin darse cuenta de que está enviando un mensaje inadecuado a su cantera de posibles empleados. Fraguando mal, su reputación como marca empleadora. 

La experiencia con una empresa inicia desde el momento en que el posible candidato hace clic para llenar un formato de aplicación en línea. Si este proceso es complicado, nada amigable, largo y tedioso, por más que se desee un trabajo, ya se están generando percepciones nada positivas en el subconsciente.

Facilitar el proceso para quien aplica a un puesto no debería ser tan difícil, el problema radica en que se utilizan enlatados, con pequeños ajustes para adaptarlos a las necesidades de empresas totalmente diferentes en sectores y países completamente opuestos sin pensar en los candidatos. Algo así, como «la misma receta para todos los males». Situación que está y sigue afectando la imagen de empresa que van generándose a partir de utilizar estos sistemas ATS.  Se requiere balance entre lo que está buscando el reclutador, lo que propone en su búsqueda y la experiencia que desea brindarles a los candidatos.

¿Filtrando e identificando a los mejores candidatos?

Los ATS son capaces de extraer automáticamente la información del currículum del solicitante y crear un perfil de solicitante digital que se pueda buscar, filtrar y / o clasificar, generando un grupo de solicitantes más pequeño e identificando rápidamente a los mejores candidatos de acuerdo con los requerimientos que estableció la persona que desarrolló el formulario en línea.

Desde el lado de los solicitantes de empleo, se percibe que la mayoría de los ATS carecen de precisión y humanización, y que, no son capaces de buscar y filtrar candidatos de manera confiable.  Por el lado de las empresas, se observa que, en repetidas ocasiones, tan solo pasa un mes y vuelven a colocar el mismo anuncio, con las mismas especificaciones, porque de esos miles de candidatos que aplicaron, ninguno llenó sus expectativas. Será por ¿Miopía al contratar?, porqué ¿El algoritmo está mal?, o ¿No hay perfiles para las posiciones? ¿Problemas de redacción del anuncio? Existen varias respuestas posibles que pueden descubrirse cuando se reflexiona con detenimiento de la mano de expertos consultores en la organización.

Se han realizado investigaciones que muestran que algunos candidatos altamente calificados no optimizaron sus solicitudes acorde al ATS y son eliminados del grupo de solicitantes. Los perdieron porque su currículum tiene problemas de formato o carece de las palabras clave de búsqueda correctas que el algoritmo detecta. Lo que perjudica tanto a la empresa contratante como al posible candidato.

De igual manera, ya se encuentran en el mercado aquellos individuos que se dedican a optimizar los currículos para ATS, lo que consiste en insertar suficientemente cantidad de palabras clave en el currículum vitae, adaptando cuidadosamente el CV para cada trabajo, enfocándose en las calificaciones solicitadas, centrándose en la información más impactante en la sección de experiencia laboral.  Utilizando formatos simples para que el ATS pueda analizarlo con precisión.

Evolución y mejoramiento

Los desarrolladores de los sistemas automatizados van adquiriendo mayor sofisticación a medida que enfrentan las desavenencias del candidato.

Con los permisos adecuados y el manejo correcto de los datos al adquirir y procesar miles de perfiles ya le es posible a estas aplicaciones, a ciertas plataformas y redes sociales profesionales hacer recomendaciones a candidatos óptimos sin que estos hayan aplicado para la posición, incluso justo cuando se están creando los perfiles facilitando la detección del talento de forma proactiva.

Los usuarios corporativos, los que generan los datos de búsqueda de talento desde la empresa, deben estar bien capacitados, conocer el funcionamiento del sistema, pero sobre manera, deberían establecer claramente los objetivos de uso de los ATS.

Si estamos dejando que un analista con poca experiencia rellene los requisitos, basado en especificaciones que no se han adaptado a la nueva realidad digital ni a la realidad del mercado laboral local o al uso de algoritmos para filtrar, o lo hace para salir del paso, no se obtendrá el beneficio esperado del programa.

En el caso de nuevos cargos y roles cuyas competencias y especialidades, que apenas, son bien conocidas por los jefes directos, se sugiere que la descripción del puesto se prepare juntamente con el analista, solo así se redactará un aviso que realmente logre captar la atención del perfil que se esta buscando.

Lo cierto es que, a pesar de la automatización existente atraer al talento adecuado a la organización es una de las grandes dificultades que afrontan las empresas hoy día.

Referencias Consultadas

https://mba.americaeconomia.com/articulos/notas/sistemas-automatizados-transforman-el-reclutamiento-de-personal

https://www.jobscan.co/blog/8-things-you-need-to-know-about-applicant-tracking-systems/

Imágenes: Pixabay

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